一昔前の名刺管理ソフトといえば、取り込んだ名刺は会社のPCでしか閲覧することができなかったし、スキャナは複合機や専用のスキャナを利用しなくてはならなかった。しかし、今回紹介する『スマート名刺管理』は会社PCで利用するだけでなく、スマートフォンアプリと連動することができる。また、付属の専用スキャナはコンパクトで机の上でもじゃまにならない。そんな最新の『スマート名刺管理』を紹介する。
ソフトウェア『スマート名刺管理』とは
『スマート名刺管理』は、株式会社ジャストシステムが2012年3月に発売した名刺管理ソフトウェアである。目立つ特徴としては、無料のスマートフォンアプリも利用することで、『パソコン・スマホ、どこからでも使える』ということがあげられる。パソコンで取り込んだ名刺でも、スマホから取り込んだ名刺でも、Google コンタクトを利用して、連絡先データを同期することができるという点が他の名刺管理ソフトウェアにはない新しさだ。
http://www.justsystems.com/jp/products/smartmeishi/
ちなみに、「速攻！名刺管理」シリーズ、「名刺万能」シリーズ「やさしく名刺ファイリング」シリーズをお持ちの方は、通常より安く『スマート名刺管理』を購入することができる。
それでは、具体的に、『スマート名刺管理』を起動し、利用してみたい。
簡単セットアップ
まずは、スマート名刺管理をインストールするところからはじめる。
CD-ROMを起動してSet-up.exeを実行。基本的に指示に従って進めていけば特に手間もなくインストールが完了する。一度コンピュータを再起動してスマート名刺管理が利用できるようになる。5分もかからない。
ソフトウェアを起動してUIを確認する。
UIは至ってシンプルであり、何がどこにあるのかわかりやすい。上部のメニューから、名刺の保存、印刷、スキャン、Googleコンタクトとの連携、メール連携などがワンクリックで実行できる。右側に名刺を分類したカテゴリごとの見出しを確認できるのもポイントの一つだ。
気になる専用スキャナの文字認識精度は
さて、いよいよ名刺を読み取る。専用スキャナをPCに接続して名刺をスキャンする。
スマート名刺管理に同梱されている高速カラースキャナは非常にコンパクトで机のスペースを取らない。それでいて名刺は一枚一枚しっかりと読み取る上、連続スキャンも可能な優れものだ。
気になる読み取り精度はどうだろうか。架空の人物のダミー名刺を使用して、実際に名刺を幾つか読み取ってみる。
スキャンウィザードを開き、名刺をスキャンしてみる。読み取る名刺の言語、片面スキャンか両面スキャンかを選択し、スキャンボタンを押す。これだけでスキャン自体は完了だ。スキャンが完了したら、すぐに名刺情報を修正する画面に映る。万が一読み取りが失敗してもすぐに修正することが可能である。スキャンから修正までの一連の流れが名刺の正確な管理を後押しする。
気になる読み取り精度だが、一部の難しい漢字や名刺の端に書かれた文字を除いて、概ね問題なく認識されていた。精度の高いOCRといえよう。読み取り精度が高ければ高いほど、スキャンの後に手直しする手間がなくなり、手間なく名刺の管理ができているといえる。
最大の特徴、スマホアプリと同期機能を利用してみる。
さて、最後にスマート名刺管理の特徴である、Googleコンタクトを利用したPCとスマートフォンアプリの名刺データを同期にトライしてみる。
まずは、PCのスマート名刺管理から『Googleコンタクト』ボタンをクリックする。すると、すぐにGmailのIDとPassの入力が求められる。自分のアカウントのIDとPassを入力したら、ソフトウェアに保存してある名刺データをGoogleコンタクトに転送される。
作業はこれだけ。自身のGoogleコンタクトを開くと既に名刺データが登録されていた。若干のタイムラグはあるが、特にユーザーが作業することなく、簡単に名刺をGoogleコンタクト上にアップすることが可能だ。
次はスマホアプリのスマート名刺管理を利用してみる。今回はAndroid版のアプリを利用してみた。Google Playから無料でダウンロード。設定画面方PC用ソフトウェアのシリアルナンバーを記入する。
スマホでは名刺を一枚も取り込んでいない状態で、『写真を確認する』のボタンを押す。すると、そこには、確かにGoogleコンタクトで登録していた名刺データを見つけることができました。同期は成功してた。これでスマホからでもスマート名刺管理に登録した名刺情報を検索することができる。外出先での連絡先確認などに重宝しそうだ。
まとめ
以上、簡単だがスマート名刺管理を利用してみた。
精度の高い読み取り機能、名刺データのカテゴリー分類など、名刺管理ソフトウェアとしての必要最低限な機能を当然持ちつつも、やはり専用スキャナとスマートフォンアプリとの連携がとても付加価値の大きいソフトウェアであると改めて感じた。
スマートフォンアプリとPCにインストールしたソフトウェアの同期に関しては、クラウド型の名刺管理アプリやソフトウェアを利用することも可能だ。しかし、クラウド型のアプリやソフトは現状数が少なく、PCでもスマホでも両方とも同期した名刺データを管理したいというユーザーニーズを叶えるツールはまだまだ少ないはずだ。スマート名刺管理のようにGoogleコンタクトを利用した方法はそのひとつの解だろう。
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