名刺を管理する方法には、様々な方法が存在する。

スマートフォンに名刺管理アプリをインストールし、いつでもどこでも交換した名刺を管理する方法、クラウドサービスを使い組織的に名刺を管理する方法、ファイルにしまってアナログで管理する方法―――。

スマートフォンやクラウドサービスの普及、通信環境や端末の進化によって、ビジネスパーソンの働く環境は変化しつつあるが、今でも根強い人気を誇る名刺管理の方法がパーソナルドキュメントスキャナとPCインストール型の名刺管理ソフトを使った名刺管理方法だ。

そこで、今回はScanSnap S1500とやさしく名刺ファイリング PROを試してみる。

名刺管理ソフトのメリットとデメリット

様々な名刺管理の方法を試してきた経験から、まずはPCインストール型の名刺管理ソフトのメリットとデメリットについて触れてみる。

○名刺管理ソフトのメリット

・据え置き型のスキャナを使用するため、名刺の取込みが簡単
・インストール型のため通信環境が無くても利用可能
・買い切りのため直接的なランニングコストが不要

○名刺管理ソフトのデメリット

・インストール作業やデータメンテナンスなど、運用に手間と時間がかかる
・外出先からネットワークを経由した名刺情報へのアクセス不可
・名刺情報の共有など組織的な顧客情報の活用は難しい

ちなみに、他の方法と比べた場合のまとめとしては、スマートフォン用名刺管理アプリと比べると「取込みの手間は省ける反面、機動力に欠ける」、名刺管理クラウドサービスと比べると「直接的なコストは削減できる反面、運用の手間がかかり名刺情報の組織活用ができない」といったところだろうか。

もちろん、どの方法を選択してもメリット・デメリットは存在するため、様々な方法を試し、自身にとって最適な方法を選択すると良いだろう。

それでは、「やさしく名刺ファイリング」の使い勝手について紹介する。

名刺管理を始めるまでの準備① やさしく名刺ファイリング

やさしく名刺ファイリング PROには30日の試用が可能な体験版が用意されているので、まずは公式サイトより体験版をダウンロードしインストールすることから始める。

やさしく名刺ファイリング PRO 体験版 – 公式サイト

ダウンロードファイルは250MBあるので、ブロードバンド環境でのダウンロードをお勧めする。

やさしく名刺ファイリングには体験版が用意されている

 
ダウンロード後、exeファイルを実行するとインストーラーが起動するので、指示に従って本ソフトの利用に必要な .NET Frameworkのインストールなど進める。

インストールが完了すると、起動メニューが表示されるので、初めて利用の場合は「データベースを新規作成する」を選択し、データベースを新規作成しよう。

読み取る名刺の対応言語を選択し、まずは新規データベースを作成する

 
初回設定が完了すると、「初めにお読みください」が開くので一通り目を通しておくと良いだろう。

名刺管理を始めるまでの準備② ScanSnap

やさしく名刺ファイリングへの名刺の読み込みには、小型の紙を読み取る上で定評のあるパーソナルドキュメントスキャナScanSnap S1500を使ってみる。

まずは、ScanSnap S1500同梱のドライバDVDや、公式サイトからドライバをダウンロードし、PCでScanSnap S1500が使える環境を構築する。

ScanSnap S1500 ドライバ – 公式サイト

サイトからダウンロードしたファイルを実行すると自動で解凍され、同一のディレクトリに「Manager」というフォルダが生成される。その中にある「setup.exe」を実行し、あとはインストールウィザードに従って進めることでドライバのインストールは完了だ。

ScanSnap S1500を使うにはドライバのインスールが必要

名刺管理を始めるまでの準備③ 初期設定

最後に、ScanSnapで読み込んだ名刺をやさしく名刺ファイリングへ送る設定が必要だ。

先ほどインストールしたScanSnap Managerが、タスクバーの右端にあるインジケーターに入っているので、右クリックし「Scanボタン設定」をクリックする。

ここで、ScanSnap側の設定を行い、やさしく名刺ファイリングとScanSnapを関連付けるのだが、何箇所か設定が必要なのでここでの説明は割愛する。実際の設定は、やさしく名刺ファイリングのヘルプを参照しよう。

ScanSnapとやさしく名刺ファイリングの関連付け設定はヘルプ画面を参照

 
これでようやく準備が完了する。

各種ファイルのダウンロードから、インストール作業、設定作業と時間がかかるが根気強く進めよう。

簡単な名刺スキャンで名刺管理の手間を削減

いよいよ名刺の読み込みを始める。

名刺をスキャンするには、やさしく名刺ファイリングを起動した状態で、PCに接続されたScanSnap S1500自体に付いている「SCAN」ボタンを押すと、ScanSnapセットされた名刺が次々と読み込まれていく。

スマートフォンのカメラで名刺を一枚一枚撮影するのと比べると、その手間は雲泥の差だ。

ScanSnapにセットした名刺が次々と読み込まれていく

 
スキャンされた名刺画像は、まず「未登録」という名称のフォルダに画像として格納される。

ScanSnap S1500は、名刺の裏表を同時にスキャンするため、読み込まれた名刺画像の裏表が間違っていれば、未登録状態で裏表の入れ替えができる。さすが専用のスキャナなだけあってスキャンされた名刺画像は非常に鮮明で、名刺サイズに合わせて自動でトリミングもされる（切り抜きがずれていれば編集も可能）。

スキャンした名刺は一旦未登録フォルダに格納。ここで裏表の入れ替えやトリミングができる

 
裏表の設定などが完了したら、いよいよデータベースへ情報を流し込む。「認識/登録」ボタンや「一括登録」ボタンをクリックすると文字認識（OCR）が始まり、順次データベースに名刺情報が登録されていく。

文字認識にかかる時間は短く、スキャンスピードと同等の時間で登録が完了する。

データベースへの登録作業時に文字認識（OCR）が自動で行われる

正確なOCRとシンプルな操作で快適な名刺管理

名刺の登録が完了すると、自動的に名刺の氏名欄に記載された姓の頭文字別にフォルダが生成され、例えば「山下さん」の名刺であれば「や行」というフォルダに振り分けられる。

このような機能から、ScanSnapによる高精度のスキャンとOCR技術の高さが垣間見える。実際にデータ化された情報を見てみると、もちろん完璧とまではいかないがスマートフォンの名刺管理アプリと比べると文字認識率も高い。

但し、メールアドレスや電話番号など、1文字でも間違いがあると連絡先の管理としては不完全なため、運用上必ずスキャン後のチェックと修正作業が1枚1枚に必要なことは言うまでもない。

ScanSnapとやさしく名刺ファイリングの組み合わせなら、自動で比較的正確な名刺情報のデータ化が可能

 
名刺を探す場面で活躍する機能が「検索設定」だ。

氏名や会社名の部分一致、前方一致だけでなく、グループ分けや重要度付けもできるので、目的の名刺に容易にたどり着くことができる。

詳細な条件で名刺の検索が可能

 
また、それぞれの名刺に対して履歴を残すことができるため、電話の履歴や商談の議事録など残していくことができる。

名刺に対して商談の議事録など履歴を残していくことができる

 
上記で紹介した機能以外にも、スマートフォンと同期することで名刺情報を持ち歩ける機能や、Gmailの連絡先と同期できる機能などもあり、名刺情報を個人で活用するには便利な機能が揃っている。

以上のような、名刺管理を行う上で必要な機能がシンプルな操作画面にまとまっており、使い勝手の良い名刺管理ソフトと言える。

 
※記事中に使用した名刺は本記事用に作成したものであり、会社名、氏名等架空のものです

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名刺管理を行うソフトは世の中にたくさん存在しているため、どのソフトを選択したら良いか頭を悩ませている方も多いのではないだろうか。いくつかの方法を試した揚句、結局どのソフトも使い勝手が合わず、普段使い慣れているExcelに逆戻りなんてケースも良く聞く。

一覧性や編集のしやすさ、使い慣れている点など、Excelで名刺管理をするメリットも多くあるが、元々Excelはデータベースとしてのソフトウェアではないため、登録する名刺の件数が増えれば増えるほどデータの扱いに不満を覚えるだろう。

そこで今回は、Excelのような表形式で名刺を管理できるのが特徴の「本格読取 おまかせ名刺管理 2」を試してみる。

設定は簡単だが対応スキャナに要注意

PCインストール型の名刺管理ソフトの場合、初期設定が複雑で手間になることが多い。

本体のソフトをインストールして、本体のソフトを動かすためのランタイムをインストールして、スキャナのドライバをインストールして、名刺管理ソフトと名刺読み取りスキャナが連動するように設定して…など、スマートフォンの名刺管理アプリで始めるのと比べるとなかなか厄介な作業が必要になる。

しかし、今回紹介する「本格読取 おまかせ名刺管理 2」については初期設定が非常に簡単で、既にPCでスキャナが使える状態の方であれば、ダウンロード又はパッケージで購入したインストールファイルを実行するだけで初期設定は完了だ。

本格読取 おまかせ名刺管理 2のインストールは非常に簡単。setup.exeファイルを実行するだけで準備は整う

 
続いて、名刺を読み取るスキャナの設定を行う。

スタートメニューからSOURCENEXT > 本格読取 おまかせ名刺管理 2を起動し、ファイル > 名刺読み込み > スキャナー設定 から名刺読み取りに使用するスキャナを選択するだけで設定は完了する。

使用するスキャナを選択するだけで設定は完了だ

 
但し、本格読取 おまかせ名刺管理 2に対応するスキャナは、TWAIN対応のスキャナのみなので注意が必要だ。ちなみに、今回レビューで使用するスキャナは名刺読み込みに定評のあるPFU社製 ScanSnap S1500を選んだが、残念ながらTWAIN非対応のスキャナのため、直接の連動はできなかった。

名刺管理で気になる名刺情報の文字認識の精度は

本格読取 おまかせ名刺管理 2は、文字認識エンジンを搭載しており、名刺に記載された文字情報を自動的に読み取り、文字データに置き換える。一から名刺情報を手入力する手間を省けるのが大きなメリットだが、これまで様々なOCR（自動文字認識）を試してきた結果、どうしても100%正確なデータ化は不可能な点がネックだった。果たして、認識率がアップしたという同製品の文字認識精度はどの程度正確なものだろうか。

その前に、本格読取 おまかせ名刺管理 2でTWAINに対応していないScanSnapなどのスキャナから、名刺を取込む方法を紹介する。

結論から言うと、非対応のスキャナでも名刺の取込みは非常に簡単だ。

まず、ScanSnapの設定を調整する必要があるので、ScanSnapの設定画面より読み取り画像のファイル形式を「JPEG」に変更しよう。

まずはScanSnapの設定画面から読み取り画像のファイル形式を「JPEG」に変更する

 
続いて、ScanSnap本体についている「SCAN」ボタンを押し、名刺を読み取る。スキャンが完了したら、本格読取 おまかせ名刺管理 2のメニューにある「名刺読み込み」ボタンの右側にある▼ボタンをクリックし「画像ファイル」を選択又は、ファイル > 名刺読み込み > 画像ファイル入力 を選択しよう。

本格読取 おまかせ名刺管理 2は、画像ファイルからでも名刺の読み込みが可能

 
取込みたいファイルを選択すると、自動的に文字認識が始まり、本格読取 おまかせ名刺管理 2の「未登録」フォルダに格納される。

画像として取込んだファイルも、自動的に名刺の文字認識が行われる

 
さて、気になる文字の認識率はどうだろうか。一般的な名刺といえる白背景に横書きのレイアウトの場合、比較的正確に認識がされていた。但し、縦書きのレイアウトや白抜き文字の名刺に関しては、不正確な文字も多く今後の改善に期待したい。

一般的な白背景・横書きレイアウトの名刺は高い文字認識精度だった

 
認識を誤った文字を手修正するのはOCRの宿命であるが、Excelライクのインターフェースのため、修正が行いやすい。一覧で確認しつつ連続して修正できるという操作性だけでなく、同一の会社名の名刺を大量に取込んだ場合など、一件修正した後にセルをドラックしてまとめて修正することも可能だ。

修正が完了した後に「登録」をクリックすることで、データベースへの登録が完了する。

一覧での修正や、まとめて修正など簡単に名刺情報の訂正を行うことができる

便利な名刺管理機能がシンプルに使える

名刺情報を登録した後の操作についても、シンプルで使いやすい。

名刺を探す場面では、複数の項目にまたがった詳細な検索や、グループへの振り分けもできるため、目的の名刺情報を簡単に抽出することができる。また、一度検索した条件は検索履歴として残るので、後で同じ条件で探すのも簡単だ。

詳細な検索やグループ分け、検索履歴など目的の名刺を探すのに便利な機能を搭載

 
蓄積した名刺情報を活用するという点でも、便利な機能が搭載されている。例えば、名刺情報に打ち合わせの内容など「面会情報」を残すことができたり、ラベル印刷に対応していたりする。その他にも、名刺に記載されている住所からゼンリンの「its-moNavi PC」という地図ソフトで地図を表示することや、メールアドレスからメールを送信（メーラーが立ちあがる）することなども可能だ。

名刺情報に打ち合わせの内容など「面会情報」を残すことができる

ラベル印刷にも対応している

 
また、名刺管理にはつきものの同一人物の名刺情報をどう管理するかという問題がある。本格読取 おまかせ名刺管理 2には、同姓同名の名刺を自動的に抽出する機能があるため、住所が変わるなどして新しく名刺をもらった場合などのデータメンテナンスが容易に行える。但し、情報のマージはできないので、古い方を消すというオペレーションになるだろう。古い方の名刺に面会情報など付属情報が入力されている場合、注意が必要だ。

同姓同名の名刺は簡単に抽出できるが、情報のマージは不可のため削除に注意が必要だ

 
以上の通り、本格読取 おまかせ名刺管理 2は、Excelライクなインターフェースで簡単に名刺管理を行うことができる名刺管理ソフトだ。シンプルな半面、名刺情報を組織で共有したり、外出先でスマートフォンで閲覧したりすることはできないので、名刺管理を行う目的によって最適な方法を選択すると良いだろう。

 
※記事中に使用した名刺は本記事用に作成したものであり、会社名、氏名等架空のものです

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名刺管理ソフトといえば、買い切りのためランニングコストがかからない一方で、インストール作業やスキャナの設定といった手間がかかる事が多いと思われていることが多いかもしれない。しかし、今回紹介する『名刺万能3』はインストールの手間が全くかからず、同梱の専用スキャナを利用するためスキャナの設定も簡単にできるすぐれものだ。

さっそくソフトウェアの紹介に入る。

ソフトウェア『名刺万能3』とは

『名刺万能3』はプラネックスフォースシステムズ株式会社が2010年11月にリリースした名刺管理ソフトウェアであり、現在もどうシリーズの最新版だ。ソフトウェアとスキャナがセットになっており、カラースキャナ版とモノクロスキャナ版があり、カラー版はモノクロ版より価格が高くなっている。対応OSは、 Windows 7（32/64bit） / Vista(32/64bit） / XP / 2000であるが、名刺万能シリーズには、Macintosh専用のソフトウェアも販売されている。

簡単セットアップですぐに設定が完了

さっそくPCで名刺万能を利用してみる。

　
CD-ROMを起動してSet-up.exeを実行する。基本的に指示に従って進めていけば特に手間もなくインストールが完了する。名刺万能のプログラムを利用する前に、一度コンピュータを再起動する必要がある。

これだけで基本設定は終了。5分もかからずソフトウェアを利用する準備ができる。
コンピュータを再起動して名刺万能3を起動してみる。UIは非常にシンプル。直感的に何をどういじればいいのかわかる。

上部のメニューから、名刺の保存、編集、スキャン、印刷、Outlook連携などがワンクリックで実行できることがわかる。また、名刺レコードをあいうえお順・アルファベット順で選択したり、カテゴリーも一覧でみることができる。

気になる文字認識は

さて、いよいよ名刺を読み取る。専用スキャナを同梱されているUSBケーブルでつなげるだけで準備は完了。画面のスキャンボタンかスタートボタンをおすと『スキャンウィザード』が立ち上がる。名刺をスキャナにセットしてスキャンを開始。

スキャンウィザードでは、読み取る名刺の言語・片面読み取りか両面読み取りかを選択したり、誤ってスキャンしたときは再スキャンボタンをおしてすぐに改めて名刺読み取りを円滑にすすめることができる。

また、一括スキャンを選択すれば。複数の名刺を一気に読み取ることができる。複数の名刺を一気に読み取ることができる。また、読み取った複数の名刺を一括で編集できるため、効率的なデータ登録ができるといえるだろう。

気になる文字認識だが、読み取り精度はかなり高かった。専用スキャナに高度な文字人s気）(OCR)機能を搭載しており、12ヶ国語に対応ということもあり、日本語もアルファベットも問題なく読み取りができそうだ。

今回の名刺スキャンでも、氏名や住所に複雑な漢字が含まれている場合を除いて、正確に読み取れていた。例えば、電話番号の数列やメールのアルファベットはしっかりと認識されており、ほとんど手直しの必要はなかった。

名刺の活用方法も多様

スキャンした名刺は自分の好みでみやすく管理できる。
名刺の閲覧はリスト表示や画像表示など、自分の読みやすいようにセッティングできる。

管理だけでなく、名詞を活用する視点でも機能が充実している。
カテゴリーを自由に追加し、名刺の分類が可能なため、連絡先リストとしては使い勝手がいい。名刺を選べばワンクリック地図検索、ウェブサイト表示、重複名刺を洗い出すことができる。

名刺のリストは、エクスポートすることもできる。CSVファイル、画像(Jpg)、Excel、Acess、
テキストファイルなどの自由に選べる一方で、Outlookなどのメーラーにもエクスポートすることができる。

個人の便利な名刺帳としては十分高機能で、気軽に使えるソフトウェアだろう。

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一昔前の名刺管理ソフトといえば、取り込んだ名刺は会社のPCでしか閲覧することができなかったし、スキャナは複合機や専用のスキャナを利用しなくてはならなかった。しかし、今回紹介する『スマート名刺管理』は会社PCで利用するだけでなく、スマートフォンアプリと連動することができる。また、付属の専用スキャナはコンパクトで机の上でもじゃまにならない。そんな最新の『スマート名刺管理』を紹介する。

ソフトウェア『スマート名刺管理』とは

『スマート名刺管理』は、株式会社ジャストシステムが2012年3月に発売した名刺管理ソフトウェアである。目立つ特徴としては、無料のスマートフォンアプリも利用することで、『パソコン・スマホ、どこからでも使える』ということがあげられる。パソコンで取り込んだ名刺でも、スマホから取り込んだ名刺でも、Google コンタクトを利用して、連絡先データを同期することができるという点が他の名刺管理ソフトウェアにはない新しさだ。

http://www.justsystems.com/jp/products/smartmeishi/

ちなみに、「速攻！名刺管理」シリーズ、「名刺万能」シリーズ「やさしく名刺ファイリング」シリーズをお持ちの方は、通常より安く『スマート名刺管理』を購入することができる。

それでは、具体的に、『スマート名刺管理』を起動し、利用してみたい。

簡単セットアップ

まずは、スマート名刺管理をインストールするところからはじめる。

CD-ROMを起動してSet-up.exeを実行。基本的に指示に従って進めていけば特に手間もなくインストールが完了する。一度コンピュータを再起動してスマート名刺管理が利用できるようになる。5分もかからない。

ソフトウェアを起動してUIを確認する。

UIは至ってシンプルであり、何がどこにあるのかわかりやすい。上部のメニューから、名刺の保存、印刷、スキャン、Googleコンタクトとの連携、メール連携などがワンクリックで実行できる。右側に名刺を分類したカテゴリごとの見出しを確認できるのもポイントの一つだ。

気になる専用スキャナの文字認識精度は

さて、いよいよ名刺を読み取る。専用スキャナをPCに接続して名刺をスキャンする。

スマート名刺管理に同梱されている高速カラースキャナは非常にコンパクトで机のスペースを取らない。それでいて名刺は一枚一枚しっかりと読み取る上、連続スキャンも可能な優れものだ。

気になる読み取り精度はどうだろうか。架空の人物のダミー名刺を使用して、実際に名刺を幾つか読み取ってみる。

スキャンウィザードを開き、名刺をスキャンしてみる。読み取る名刺の言語、片面スキャンか両面スキャンかを選択し、スキャンボタンを押す。これだけでスキャン自体は完了だ。スキャンが完了したら、すぐに名刺情報を修正する画面に映る。万が一読み取りが失敗してもすぐに修正することが可能である。スキャンから修正までの一連の流れが名刺の正確な管理を後押しする。

気になる読み取り精度だが、一部の難しい漢字や名刺の端に書かれた文字を除いて、概ね問題なく認識されていた。精度の高いOCRといえよう。読み取り精度が高ければ高いほど、スキャンの後に手直しする手間がなくなり、手間なく名刺の管理ができているといえる。

最大の特徴、スマホアプリと同期機能を利用してみる。

さて、最後にスマート名刺管理の特徴である、Googleコンタクトを利用したPCとスマートフォンアプリの名刺データを同期にトライしてみる。
まずは、PCのスマート名刺管理から『Googleコンタクト』ボタンをクリックする。すると、すぐにGmailのIDとPassの入力が求められる。自分のアカウントのIDとPassを入力したら、ソフトウェアに保存してある名刺データをGoogleコンタクトに転送される。

作業はこれだけ。自身のGoogleコンタクトを開くと既に名刺データが登録されていた。若干のタイムラグはあるが、特にユーザーが作業することなく、簡単に名刺をGoogleコンタクト上にアップすることが可能だ。

次はスマホアプリのスマート名刺管理を利用してみる。今回はAndroid版のアプリを利用してみた。Google Playから無料でダウンロード。設定画面方PC用ソフトウェアのシリアルナンバーを記入する。

スマホでは名刺を一枚も取り込んでいない状態で、『写真を確認する』のボタンを押す。すると、そこには、確かにGoogleコンタクトで登録していた名刺データを見つけることができました。同期は成功してた。これでスマホからでもスマート名刺管理に登録した名刺情報を検索することができる。外出先での連絡先確認などに重宝しそうだ。

まとめ

以上、簡単だがスマート名刺管理を利用してみた。
精度の高い読み取り機能、名刺データのカテゴリー分類など、名刺管理ソフトウェアとしての必要最低限な機能を当然持ちつつも、やはり専用スキャナとスマートフォンアプリとの連携がとても付加価値の大きいソフトウェアであると改めて感じた。

スマートフォンアプリとPCにインストールしたソフトウェアの同期に関しては、クラウド型の名刺管理アプリやソフトウェアを利用することも可能だ。しかし、クラウド型のアプリやソフトは現状数が少なく、PCでもスマホでも両方とも同期した名刺データを管理したいというユーザーニーズを叶えるツールはまだまだ少ないはずだ。スマート名刺管理のようにGoogleコンタクトを利用した方法はそのひとつの解だろう。

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名刺管理にお金を掛けたくはないけど、データ化するならある程度の機能や使い勝手も重視したい。そんな人は多いはずだ。そこで、パソコン上で名刺管理可能なフリーソフトを1つ検証してみたい。「とにかく必要な情報を管理・閲覧さえできれば」というシンプル思考の方向けに、名刺管理ソフト「Cards!」を紹介する。
名刺管理ソフト全体の比較をお探しの方はこちらへ 

厳密には名刺管理ソフトウェアではない「Cards!」

まずはじめに断らなければならないのが、「Cards!」は名刺管理ソフトではないということだ。

厳密には、氏名やメールアドレス、電話番号をまとまったデータとして保存して、それをすぐに呼び出すことができるというだけのソフトウェアだ。なぜ名刺管理ソフトと呼ばれるのかといえば、理由はそのデザインにある。データがまるで名刺のように表示されたり、検索する際にまるでパラパラと名刺をめくっているかのように表現されるため、「名刺管理ソフト」と呼ばれているようだ。

いずれにしても、シンプルで余計な機能がない分、他のソフトウェアにないほど簡単に個人情報を呼び出せるという点が特徴である。

ソフトを起動して、ずらりと並んだメニューをクリック…と、名刺管理に限らずソフト利用は面倒で嫌だという人も多いだろう。しかしこのCards!は、その点で全く異質といえるかもしれない。ソフトをインストールしたら、とりあえず右クリック。これが、Cards!を使うために最初に行う操作になる。右クリックするとメニューが表示されるが、見ての通り機能は非常にすっきり。必要最低限という印象だ。

メモ帳のようなシンプル画面で簡単登録

新しいデータを登録するには、「新規名刺登録」をクリックする。すると次のようなデータ登録画面が常時される。

登録できる情報は、名前や連絡先、会社情報など。一般的な名刺に記載されている情報については網羅できるようだ。画像も登録できるので、必要に応じて活用したい。見ての通り、登録画面はまるでメモ帳やWordのようにシンプル。項目をクリックして入力するだけなので、操作に迷うことはない。表示している名刺のURLやメールアドレスはクリッカブルになっていて、メールの送信画面を開いたり、Webブラウザで開いたりできる。

メモ欄も設けられているので、印象や連絡履歴、データを検索するときに必要になりそうな「キーワード」を登録しておくとよいだろう。

検索機能で素早く表示。テキスト形式で野貼りつけも可能

ソフトウェアを起動後のデータ検索も簡単だ。画面下部にある検索画面「▼」「▲」のボタンをクリックすると、登録した名刺を1枚ずつめくって確認できる。また検索バーも設けられており、キーワードで検索も可能だ。この辺は、複数情報を扱う名刺管理ソフトとして必要な機能が搭載されていると言える。冒頭でも紹介したが、こうした「名刺をパラパラとめくっているような表現」がCards!を名刺管理ソフトと呼んでいるゆえんになっている。

記載されている情報は、そのままコピーすることもできる。どのような形で貼り付けられるのか、確認してみた。

―――――――――――――――――――
役 職：
フリガナ：ヒダカ　アヤコ
名 前：日高　文子
メ ー ル：hidakaayako0192@mail.goo.ne.jp
携帯電話：
資 本：アサミカセイホーム
会 社 名：浅見化成home
郵便番号：162-0066
住 所 １：東京都新宿区市谷台町３－３５
住 所 ２：
会社電話：03-6464-1240
会社FAX ：03-6464-12301
会社URL ：
メモ　 ：２０１２年３月３１日異業種交流会
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情報が項目別に整理されており、見やすい。これなら例えば別の人にメールで情報を伝えるときなども、コピー＆ペーストで事足りるだろう。

まとめ

Cards!は、Webサイト上に「開発中」と記載がある。使っていて気になったのは、データの一括登録やエクスポート機能がない点だ。一度に多くの情報を登録したいという方には、やや不向きかもしれない。

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OCR機能を持つ名刺管理ソフトは、増えている。しかしその読取り精度はといえば、ソフトウェアによってまちまちだ。場合によっては「結局、全て手入力しなきゃいけない」なんていう嘆きの声も聞こえてくる。
そこで今回、読取り精度をポイントに高いパフォーマンスを発揮するソフトウェアをご紹介したい。

データの読込方法は5つ

パソコンに取り込んだ名刺データから連絡先情報を読み取り、専用ソフトで管理する。それが、「名刺読取革命」だ。パナソニック ソリューションテクノロジー(株)から提供されており、ソフトウェアは有料（価格はライセンス数による）。ただし「無料体験版」をダウンロードすれば、30日間その機能を試すことができる。

名刺読取革命は、専用サイトから直接パソコンへソフトウェアをダウンロードして使用する。ファイルサイズは68.6MBなのでそこまで重くはないが、念のため事前にパソコンの残り容量は確認しておきたい。

ダウンロードが完了すれば、すぐに使用することができる。ダウンロードの過程でデスクトップへのショートカット作成を選んでおくと、あとからプログラムを起動するのが楽になる。

起動すると、最初は当然ながらまっさらな状態。最初に行うのは、名刺データの読み取りだ。メニューバーの「名刺読み込み」横の「▼」をクリックすると、データの取得方法が表示される。

＜主なデータ読込方法＞
・デジタルカメラ
　パソコンと接続されたデジタルカメラから、保存された画像データを読み込む。
・スキャナー
　パソコンと接続されたスキャナーで、名刺データを新規に読み込む。
・画像ファイル
　既にパソコン上で保存されている、画像データを読み込む。
・クリップボード
　クリップボードに保存されているコピーデータから、データを読み込む。
・画像キャプチャー
　パソコン画面上をキャプチャーして、その画像を読み込む。

今回は、最も利用シーンが多そうな「スキャナー」でデータを読み込んでみたい。尚、既にたくさんの名刺データをパソコンに保存している人は、まずそのデータを読み込もう。以後、新しい名刺のみスキャナーで読み込みを行えば良い。

読み取り精度はまぁまぁ…でも、レイアウトには注意が必要

読み取り操作は、至って簡単。スキャナーに名刺をセットしたら、メニューから「スキャナー」をクリックするだけだ。
ただし使用しているスキャナーによっては、この後にスキャンの設定画面などが開く。その場合は、使用している機器に応じて操作しよう。事前にスキャナーとパソコンの接続、及びスキャナー本体の電源が入っているかも確認しておきたい。

スキャンが完了すると、読み取ったデータが画面上に表示される。画面上の各項目をクリックすると、下にある画像のどの部分を読み取ったのかが分かる（黒く塗りつぶされる）ので便利だ。

今回名刺に記載されている情報は、以下の

・部署名
・氏名
・会社名
・メールアドレス
・住所
・電話番号
・FAX番号

の7つ。このうち正確に読み取れたのは、「会社名」「郵便番号」だった。「住所」と「FAX番号」は、あと一歩というところ。メールアドレスと部署名は認識されなかった。

氏名については項目が埋まっているものの、名刺上だと会社名の上にあるロゴの文字が氏名として認識されてしまっている。この名刺では氏名だけが縦書きなので、項目として認識されなかったのだろう。

そう考えれば、読み取りの精度はそこそこ高いと言えそうだ。ただし、名刺の項目レイアウトは注意が必要。きちっと全て横書きに並んでいるような名刺なら、かなりの精度で読み取ってくれるだろう。

データは見やすい五十音順

画像データを読み取ったら、「登録」をクリックすればデータベースに情報が登録される。
ちなみに名刺読取革命では、使用する際にデータベースの作成が必要になる。初めて利用する場合には起動時に作成を促されるので、指示に従ってデータベースを作成しよう。データベースを分けておけば、属性別に名刺ファイルを分けて管理することも可能だ。

登録した名刺は、読み取った「読み仮名」をベースに五十音順で振り分けられる。
「氏名」「会社名」それぞれで振り分けてくれるので、例えば1つの企業に複数の担当者がいるといった場合にも管理がしやすいだろう。例え名前を忘れてしまっても、会社名が思い出せれば名刺データが表示される。
尚、文字列での検索もできるので、登録データが膨大になっても安心だ。

登録データは後からでも修正可能

登録データに誤りがあれば、後から修正することも出来る。例えば相手が部署移動したり、連絡先が変わることもビジネスシーンでは多いだろう。そんなときは新しい名刺をもらわなくても、情報だけをもらって書き換えれば事足りるわけだ。

まとめ

有料ソフトウェアだが、連絡先の管理・検索の効率化は大いに期待できるソフトウェアといえるだろう。まずは体験版で試してみて、そのまま製品版へデータを移行できるのも嬉しい。

ご紹介した基本機能の他にも、名刺データを使用した機能が数多く盛り込まれている。例えば住所データから地図を表示したり、路線検索を行ったり。デザインがシンプルなので、操作に迷うこともないだろう。

特にパソコンのメーラーソフトとして「Outlook」を使用しているのであれば、是非とも試してみて欲しい。名刺読込革命からダイレクトに、登録された連絡先情報をOutlookへ連携させることもできる。つまりメーラーソフトと名刺管理ソフト、2つの場所へ同じ情報をわざわざ登録する手間も省けるのだ。

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Outlookなど、既にソフトウェアを使ってパソコンでの連絡先管理を行っている人は多いだろう。そんな場合には相互に二重管理を行うのが手間なので、出来るだけデータを連携させたいと思うはずだ。
そこでご紹介するのが、「Presto! BizCard」。iPhone版もリリースされており、OutlookやNotesなど外部ソフトとのシンクロ機能を搭載している。無料試用ができるので、さっそく使い勝手を試してみたい。

画像を取り込むと自動登録

画像はスキャナとWebカメラによる撮影、もしくは既にパソコンへ保存されているデータの読取りで保存する。

読取りが完了すると、そのまま自動で画像に記載された情報が登録される。登録情報に誤りがあれば、その場で修正・加筆が可能。読取りが面倒なら、最初から手入力するという方法もある。
余計な操作はないので、周辺機器とのセッティングさえできていれば苦労はないだろう。

多様な分類項目で抽出作業も楽々

ソフトを起動すると、最初から連絡先の細かな分類が作成されている。

この項目は、「編集」ボタンをクリックして自由にカスタマイズが可能。そのため、ビジネスのみならず様々なシーンの連絡先が管理できそうだ。

文字の読取り精度はいまいち

有料ソフトということもあり、気になるのはやはりOCR機能による読取り精度だろう。

数字は比較的正確に読み取れたが、漢字はかなり厳しい結果。文字が薄い、あるいは背景色のある名刺だと、ほとんど修正しなければならない状態となった。OCR機能に完全は求められないとはいえ、多くの名刺データを管理することを考えると正直お勧めはしがたい精度である。

豊富なデータ取り込み機能及びシンクロできるソフトも豊富

名刺データは、画像だけでなくCSVやvCardなどでの読取りも対応している。また以下のような外部ソフトとも連携できるので、この点はビジネスシーンで特に嬉しいポイントとなりそうだ。

・Windows CE
・Microsoft Outlook
・Microsoft Windows Mail
・LotusNotes
・ACT!
・Salesforce Contacts
・Google Contacts
・Palm　など

これらの場合、既に導入されたシステムに追加機能として利用できる。

まとめ

外部の多様なソフトと連携できるということは、つまりデータのバックアップも容易であるということ。またiPhoneアプリ「BizCard」とも情報を共有できるので、機能面ではビジネスシーンをかなり助けてくれそうだ。
ただし、やはり気になるのは読取り精度。多くを手入力で行う覚悟は必要だろう。数枚ずつならそこまで負担にはならないが、導入当初は既に持っている多くの名刺登録を行うこととなるので、時間に余裕がない場合は厳しいかもしれない。
また画像を認識すると、データは五十音で自動登録される。しかしこれはソフト側が初めに認識した文字を基準としているため、誤って認識されるとその後は社名・名前を変更しても登録先の五十音が変わることはなかった。この点は、データ管理を行う上で非常に気になる。五十音順でのインデックスも検索機能として設けられているので、不具合とまでは言わないが改善が求められる部分となるだろう。

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名刺管理ソフトといえば、ソフトウェアを購入して付属の専用スキャナを利用して名刺をスキャンする、といったものが多い。一方で、ドキュメントスキャナや名刺読み取り専用のスキャナを購入すると、簡易的な名刺管理ソフトが同梱されていることも少なくない。今回は、Scansnapシリーズに同梱される名刺管理ソフト『名刺ファイリングOCR』を紹介する。

見やすい画面と読み取り間違いを防ぐを防ぐ仕組み

名刺ファイリングOCRは、他の名刺管理ソフトと同じように、読み取った名刺データは、テキストデータと画像データで保存される。その際、一度のスキャンで、表裏の両面認識ができるほか、色つきのカラー名刺の取り込みできる。

最大の特徴は、業界トップレベルの認識率だ。高い認識率を支えるのは、ソフトウェアに内蔵された住所や郵便番号データベースだ。データベースに内蔵された住所データとスキャンで読み取られた名刺データと照合。多少読み取りづらい文字があっても、データベースから文字情報を引っ張ってこれるというわけだ。こうした辞書のような役割を持つデータベースが内蔵されていると単純なOCR以上に名刺の読み取り精度が高くなるのも不思議ではない。

他にも誤認識しやすい文字を登録したり、誤認識した恐れのある文字を色つきで目立つように知らせるといったように、誤認識を予防したり、誤って認識された名刺データを手直ししやすい構造になっている。

便利な機能やユニークなオプション機能

名刺ファイリングOCRには単純な名刺の読み取り機能のほかに、便利な機能が付いている。
Excel、Outlook、Outlook Express、筆まめ、InterConnect といったアプリケーションと連携することができます。それぞれのアプリケーションと連携するボタンは目立つ部分にある。そこをワンクリックするだけで、名刺リストを適切なフォーマットでエクスポートすることができる。

他にも名刺に記載されているQRコードを読み込んで、会社情報や氏名、メールアドレスといったテキスト情報を読み取る『QRコード認識機能』。名刺データにPDFの提案資料できる『ファイル添付機能』。ワードやエクセルなど、他のアプリケーションで、顧客の氏名を選択しながら、「Alt」キーを押しながら「F3」キーを押すだけで、名刺ファイリングOCRを自動検索しヒットした名刺情報のイメージデータを呼び出す事ができる『簡単検索機能』といった具合だ。

まとめ

スキャナ付属のソフトといえどあなどるなかれ、基本的な名刺管理ソフトと同じような機能があるだけでなく、他のアプリケーションと連動できる『簡単検索機能』など、有名ブランドの名刺管理ソフトウェアと同じぐらい機能が豊富といっても過言ではないかもしれない。名刺ファイリングOCRは、現在は販売停止になっており、ScanSnapシリーズを購入すれば最新版を同梱されている。

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名刺管理システム,アプリを徹底比較

名刺管理比較表（無料～有料まで）はこちら

もはや名刺を管理するだけではない名刺管理

企業にとって今や名刺管理は必要不可欠と言う所もあるほど、名刺を管理をすることは当たり前になってきています。そのため、名刺管理アプリや名刺管理システムは検索してみると多くヒットします。

そこで私たちが思うのは「どのシステムやアプリが自分にあっているのだろうか？」という疑問です。

その疑問にお答えするために今回は最適な名刺管理システム、アプリが比較できる資料を用意しました。

すぐに資料が必要な方はこちらから

そもそも名刺管理でできる事は以外かもしれませんが、実はかなり多いです。

その機能を目的別に合わせて紹介していきましょう。

<組織利用の場合>

①    リードナーチャリングがしたい

近年 B to B の法人営業をする企業でもマーケティング活動が積極的に行われ始めてきました。この背景の中でCRMやSFAを利用して、リードナーチャリングをしている企業が増大しています。

リードは何もWeb上から獲得するものだけではないです。展示会や日々の営業活動から交換する名刺もその一つとしてとらえることができる事でしょう。そのため、<名刺の情報を正確にデータ化>して、ナーチャリングに活用できるよう項目ごとの<検索>や<整理>できる機能が必要であることでしょう。

フォローメールやメール配信がしたいという人は<一括メール配信機能>が必要でしょう。また、ユーザーがどのような温度感であるか図るための<案件管理機能>もあるとより生産性が上がる事だと思います。

②    社内の人脈を把握したい

名刺を組織で管理することによって、社内の人脈が把握できるようになります。

▼SansanのCMが人脈の把握をイメージしやすいため、ご覧ください。

このように名刺管理を組織でする事によって、人脈の把握ができるようになります。そのため、営業効率が飛躍的にアップする事が見込める事でしょう。

デキる営業マンはアポ獲得や新規開拓をする際に紹介をしてもらってから、営業を仕掛けに行きます。これは何故でしょうか？

人の紹介を介してアポを取ると紹介されているが故に、アポ獲得率が高いです。また、つながりがある中で商談ができるので、コミュニケーションもとりやすく商談もしやすっくなります。

アポ獲得の確率や商談の確率は何もつながりがない所からの営業と比較するとかなり用意になる事がイメージできることでしょう。

このような動きを社内でできるようにするには、社内の<人脈を可視化する機能>が必要になってくるでしょう。

誰が誰とつながっているか知ることで、社内の人脈は最大化できます。これは名刺という個人対個人のつながりだからこそできる機能です。名刺管理を組織でご検討の場合はぜひとも入れたい機能です。

③    データをダブらないように管理したい

日ごろから日報や案件管理をエクセルでしている企業などでは、重複したデータがいくつもあります。このため、メールの一括配信やDMの送信でトラブ

そんな方は、<名寄せ機能>がある名刺管理が良い事でしょう。このおルやかなりの工数をかけた経験があるかたは多いと思います。そのため、管理するならデータは正確でダブりがないものが良いと感じる方は多いと思います。かげで年賀状やメール配信もストレスなく行う事が出来る事でしょう。

<個人利用の場合>

①    名刺管理がしたい

顧客の電話番号やアドレスをいちいち携帯に登録している人は少ないと思います。そのため、出先で番号が分からなくなって部下に名刺を探してもらったり、一度会社に戻り名刺を探したりと手間がかかる思いをされた方は多いと思います。

そんな方は<クラウド型の名刺管理機能>が必要でしょう。

クラウド名刺管理のアプリであれば、
今では多くあります。

アプリでリリースされている名刺管理であればほとんどが、
クラウド になっているため、無料のものでも充分事は足りる事でしょう。

②    名刺を交換した相手と円滑なコミュニケーションがしたい

名刺を交換した相手にFacebook申請をした事がある人は多いことでしょう。異業種パーティーなどでは良く見る光景です。しかし、Facebookをしていない人や検索ができないように設定している人は多くいます。そのため、ちょっとした会話やコミュニケーションが取れないという方も多いことでしょう。

そんな方は<メッセージ機能>がついた名刺管理が良いでしょう。飲みにケーションという言葉があるように仕事にコミュニケーションのスキルは必須です。せっかく飲みに行く仲なのに会社の堅いメール文章だけの付き合いはもったいないです。ちょっとしたコミュニケーションには、メッセージ機能を活用しましょう。

比較表を参考に無料～有料までご検討ください

以上の点を踏まえて最適なアプリをお選びください。

下記の比較表で自分の目的に合った比較資料を手に入れる事ができますので、ぜひともご覧ください。

更に詳細な解説もついていますので、下記リンクのフォームよりダウンロードしてみてください。

名刺管理比較表（無料～有料まで）はこちら

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はじめに

スマホを入り口とする名刺管理はとても身近で、気軽にスタートできるものが多いですよね。しかし、個人で名刺を管理するには便利ですが、ネットワークを利用して、社内で使いたいというと、少し物足りないかもしれません。
もし、スモールビジネスにおいて各人の持つ名刺情報を営業全員で共有したい、でもそれほど大きな経費はかけられないという悩みを持っているなら、パソコン用に開発されたソフトを利用してみるのはいかがでしょう。そこで、名刺管理の代表的なソフトを紹介します。

やさしく名刺ファイリングPROv.14.0

「やさしく名刺ファイリング」は、名刺に記載されている氏名、社名、住所、メールアドレスをOCRでテキスト変換し、データベースとして名刺情報を管理できるソフトです。Windowsのファイル共有が可能なローカルエリアネットワークのみの対応ですが、社内ネットワークで名刺データベースの共有ができます。

パソコンをベースに開発されているので、インターフェイスも見やすく、操作性に富んでいます。名刺情報をグループに分けて管理できるので、年賀状やダイレクトメール作成も容易です。また、商談の情報を簡単に入力できる「履歴」機能も強化されているほか、一枚一枚の名刺ごとに日付、件名、キーワードなどをタイトル項目として登録することもできます。議事録、見積などの関連資料も添付できるので、簡易的な営業支援（SFA）ツールとしても利用できます。

また、NTT西日本のクラウドサービス「フレッツ・あずけ～る」と連携し、やさしく名刺ファイリングPROで読み取った名刺画像データを「フレッツ・あずけ～る」に登録し、スマホなどで、名刺データにアクセスすることも可能。社内のサーバにも負荷をかけることなく、画像データとしての名刺を保存できるので、外出先で急に連絡を取る必要が生じた時も、困らずに済みそうです。

スマート名刺管理

ジャストシステムの「スマート名刺管理」には、専用スキャナが同梱されています。高い認識率も特徴の一つ。Googleコンタクトで名刺データを同期できるので、スマホからも閲覧ができます。

また、スマホで名刺を撮影してOCR処理することも可能。専用スキャナは小型軽量で1枚約0.3秒という高速で読み込んでくれるので、大量の名刺も短時間で取り込みできます。日本語、英語だけでなく中国語などの23カ国24言語に対応しています。同社開発のATOKの高度な日本語処理技術を活かしたふりがなエンジンKOTAが搭載されているので、社名や氏名のよみがなを高い精度で自動生成できる、まさにジャストシステムならではの特徴も利用できます。

もちろん名刺情報を複数のカテゴリー別に整理ができるので、検索も容易です。名刺データにメモを追加できるので、打ち合わせした日や場所、内容などの情報を名刺ごとに保存することもできます。

データのインポート・エクスポートも容易です。例えばOutlookなどからデータのインポートでき、これまで蓄積したデータを無駄にしません。また逆にOutlookなど多くの形式でエクスポートもできます。筆まめや筆ぐるめ、筆王などにも対応しているので、年賀状や挨拶文作成にも便利です。

また、「スマート名刺管理 for iPhone」に、株式会社デンソーの提供する無料アプリ「NaviCon」との連携機能が追加されたことで、名刺の住所をカーナビの目的地に設定できるようになりました。移動手段に車を利用するという営業には非常に便利な機能です（「スマート名刺管理 for iPhone」は、Windows版スマート名刺管理に同梱される制限解除キーにより、無制限に利用可能。アプリのダウンロードは無料）

最後に

スモールビジネスにとって、パソコン用ソフトは少ない投資で名刺をデータ化し活用できる便利なシステムです。
今回は2つの名刺管理ソフトを紹介しましたが、どちらもクラウドの利用が部分的な機能として付加されています。表計算やワープロのようにクローズして使用するソフトと異なり、名刺管理ソフトの場合、データを共有化し、さまざまな携帯端末からアクセスできることが求められています。すでに名刺管理は担当者だけで完結させるのではなく、共有化が常識の時代となっている証拠といえるのかもしれません。

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PCで人気の名刺管理ソフトを10件厳選。PCにインストールするものからクラウド型のソフトまで幅広くご紹介します。各ソフト名をクリックするとそれぞれ情報を見ることが出来ます。

さらに、名刺管理サービスは用途に応じて機能が異なりますので、機能マップなどを用いた徹底比較表を名刺管理Hacksが独自に作成しました。
※ご好評につき、この度2015年10月に比較資料をリニューアルいたしました。
個人で使いたいあなたも、社内導入を検討しているあなたも、これを読めば利用目的に合ったソフトが一目瞭然、ぜひ比較資料も合わせてご覧になってみてください。

>>比較表をダウンロード

>>名刺管理がはじめての方はこちら

3,000社が導入し業界シェアNo.1の名刺管理ソフトSansanです。
こちらのソフトの一番の特徴は豊富なアプリケーションを活用し、マネジメント層・管理職だけでなく、現場の営業マンの業務の課題を解決できることでしょう。
人力OCRを採用しているので、データ化された名刺の精度や情報の鮮度はとても高品質なものになっています。
  （最新比較表はこちら）

こちらもSansan同様に人力OCRを採用した名刺管理ソフトです。
また名刺の読み取りの速さが特徴的で、大量の名刺もノンストレスでデータ化することができます。アクセス制限の機能もあるため幅広い活用ができます。
（最新較表はこちら）

メール配信と名刺共有に特化した名刺管理ソフトです。メイシーはZOHOやSalesforceなど各種CRMと連携しているので、既にCRMを導入していればその延長として名刺管理を行うことが可能です。
（最新比較表はこちら）

スマートフォン版のアプリもあり、Googleコンタクトを利用しPCとスマートフォンの名刺データを同期することが出来る。スキャンした名刺をその場ですぐに自分で修正できるため、使い勝手の早さも特徴である。
（最新比較表はこちら）

名刺バンクの最大の特徴は、スキャン方法を選ばない名刺取り込みの多様性にあります。スキャナに始まり、複合機、スマートフォンカメラ、携帯電話、デジカメに対応しているのでいつでもどこでも取り込むことが出来ます。こちらのソフトもスマート名刺管理同様に専用のスマートフォンアプリがあります。

（最新比較表はこちら）

PCにインストールするタイプの名刺管理ソフトの場合、初期設定が複雑で手間になることが多いですが、こちらのソフトは初期設定が非常に簡単で、スキャナとPCを連動させておけば、インストールファイルを実行するだけで初期設定が完了します。初期設定だけではなく操作も簡単なのでとても使いやすいソフトです。

（最新比較表はこちら）

名刺バンクと同様に名刺の読み取り方法が多様な点が特徴的です。デジタルカメラやスキャナーだけでなく、すでにPCに入っている画像キャプチャーやクリップボードや画像ファイル等からも名刺を読み取りデータとして登録できます。
（最新比較表はこちら）

こちらのアプリの最大の特徴は、世界21ヶ国22言語に対応する高度な文字認識(OCR)機能を搭載している点です。名刺のリストを様々なツールにエクスポートできるのも大きな利点のひとつです。
（最新比較表はこちら）

iPhone,Androidで利用できる無料アプリ「やさしく名刺ファイリング Mobile」が付属されており、そちらのアプリやGmailと同期をし外出先からでも名刺データを持ち歩くことが出来る。数年ごとにバージョンアップをしており、宛名印刷や経路検索、地図表示など様々なツールと連携できるところも特徴です。
（最新比較表はこちら）

「名刺ファイリングOCR」は株式会社PFUの提供するドキュメントスキャナ「Scansnap」シリーズに同梱されております。付属ソフトウェアとは思えないほど、有名ブランドの名刺管理ソフトウェアと同じぐらい機能が充実しています。

（最新比較表はこちら）

※名刺管理サービスは用途に応じて機能が異なりますので、機能マップなども用いてより詳細に比較した無料資料をご用意しています。個人向け・法人向けに分かれておりますので、名刺管理がどんなものなのか興味があるという方、一度見直してみたいという方はご覧になってみてください。
2015年10月改訂 最新名刺管理比較表をダウンロード

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Sansanの名刺管理ソフトは何が違う？

さまざまな会社から提供されている名刺管理ソフト。たくさんあり過ぎて迷ってしまうこともありますよね。

そこで今回は、名刺管理ソフトとして高い実績を誇るSansanと、有名3社を紹介しながら、その違いについて解説します。

名刺管理ソフトとは

本題に入る前に、そもそも名刺管理ソフトは何かについて理解しましょう。

名刺管理ソフトは名刺をデータ化してデータベースを構築し、営業活動などに役立てることが目的です。スマホのアプリとして無償で提供されているソフトもたくさんありますが、これらのほとんどが個人ユースのアプリです。ここでは組織（会社など）で、複数人で名刺情報を共有できる名刺管理ソフトについて説明します。

今回紹介する4つの名刺管理ソフトは全て、下記の機能を持っています。逆に言うと、下記の機能が不足する名刺管理ソフトは名刺管理ソフトとは呼べないと言ってもいいでしょう。

名刺がデータ化されて、目的の名刺を一瞬で検索できる

紙の名刺を一枚一枚めくらなくてもよいので、これだけでも仕事の能率が高まり、なかなか見つからないというストレスから開放されます。

名刺情報を共有化できるので、過去に社内の誰かが会っているか、履歴をたどることができる

人脈の可視化により、無駄なアプローチをすることなく、しかも、人脈を最大限有効活用した効果的なアプローチが可能になります。

名刺はOCRなどにより自動で読み込むことができ、手入力の手間をかけることなく効率よく名刺をデータ化できる

スマホなどの携帯端末で、外部からでもデータベースにアクセスができる

名刺の束を持ち歩く必要もなく、業務の効率化も図ることができます。

スマホからの携帯端末から新しい名刺情報をアップできる

外出先で面談が終わった後に、すぐにスマホなどを利用して、名刺を読み取り、データベースに登録できる。そのため、大切な顧客情報が瞬時に登録され、すぐに活用可能になります。

セキュリティ対策がとられている

万が一携帯端末を紛失したり、盗難にあったりしても、IDやパスワードがないとアクセスできない。また、管理者側からアクセス拒否ができるなどの、セキュリティ対策は情報漏えい防止の観点からも重要です。

以上を踏まえた上で、他にどのような違いがあるのか。その点について説明していきます。

Sansanの特長

SansanはSansan株式会社の提供するクラウド型名刺管理サービスです。

特徴的なのは、名刺画像をアップロードすることで、オペレーターが名刺情報を手入力してくれるということです。そのため、名刺情報のデータ化精度は99％以上を誇っており、今回紹介するソフトの中では間違いなく最高クラスの認識率といえます。

名刺のデータ化に数日を要する場合がありますが、読み取り間違いの修正という手間はなくなります。

また、集まった情報をもとに顧客リストを自動生成することも可能。例えば、「展示会で名刺交換した人」を自動で抽出し、「名刺交換した担当者の名前」で、お礼のメールを自動配信できます。

さらに、現在アプローチをしている企業の社員と、自社の社員が名刺交換をしたことも自動で通知されます。この情報伝達のスピードは営業活動に有益です。

Todoとしての使い方も可能で、名刺情報に「◯月◯日に電話をする」「☓月☓日までに見積もりを提出」などの次のアクションを書き込むことができ、設定した日時にお知らせメールが届くよう、設定することも可能です。

Sansanとやさしく名刺ファイリング PROとの違い

名刺管理ソフト「やさしく名刺ファイリング PRO v.12.0」は、メディアドライブ株式会社が提供している名刺管理ソフトです。

Sansanとの大きな違いは、その保存方法にあります。データをクラウドで管理するSansanに対し、こちらは名刺データを社内に設置されたサーバーあるいは1台のパソコンに蓄積します。そのため、無線LANなどで、データベースのあるパソコンにアクセスする必要があります。

ソフトの費用は定価で50,000円（10ライセンス付　2015年11月現在）程度なので、初期費用は安価です。起業したばかりの少人数の会社やスモールオフィスなどに向いています。

また、名刺情報のデータへの変換はOCRソフトで行います。読み取り精度は高いのですが、間違えることもあるので、これは手で修正をかける必要があります。

外部からアクセスする場合、Gmail連絡先を経由して「やさしく名刺ファイリングMobile LE」を利用します。iPhone/iPad/Android版が用意されており、無償で利用可能です（「やさしく名刺ファイリング PRO」のライセンスと同数）。

SansanとSky Desk　Cardsとの違い

Sky Desk Cardsは富士ゼロックスのクラウド型サービスで、個人用と会社用の2タイプが提供されています。

Sky deskとSansanとの違いは、名刺をデータ化する方法にあります。Sky deskの場合、名刺情報のデータへの変換方法はOCR技術によるものですが、スマホで撮影したり、スキャナで取り込んだりする他に、複数の名刺画像をZipファイルにして一度に取り込む方法や、名刺を並べて一度にスキャンする方法など、複数の名刺を一括で取り込む方法が用意されています。大量の名刺を短時間で入力したいときは大変便利です。

Sky DeskはさらにSky Desk CRMも提供しており、Sky Desk Cardsで得た顧客情報を、顧客関係の強化や営業力の強化に活用できます。

Sky Desk CRMは従来のCRMが導入後頓挫してしまう要因であった、以下のような担当者の負荷を大きく低減させ、持続性の高いCRMとしています。

• 新規顧客情報の入力
• 名刺情報の取り込み作業
• データの入力だけでわざわざオフィスに戻る

Sansanと名刺Cubeとの違い

名刺Cubeは、佐川急便を含むSGホールディングスグループの情報システム会社であるSGシステム株式会社の提供するクラウド型名刺管理サービスです。

Sansanとは異なり、名刺情報をOCRで認識します。特徴的なのは、専用スキャナのWildcard Mobileを利用して、名刺情報をクラウド型名刺管理サーバーにアップロードするところ。Penpower社の文字認識OCRエンジンが搭載され、高い認識性能によって、名刺情報をデータに変換します。同製品は22カ国語に対応し、今回紹介した名刺ソフトの中で最も多くの言語に対応しています。海外取引が多い企業に向いているでしょう。

同システムでは閲覧可能な階層を9段階で設定できるので、会社のポリシーに合わせて設定ができます。外部からのアクセスは、別売のアプリWorld Card MOBILEを使用し、スマホで撮影した名刺情報をクラウドにアップすることも可能です。

おわりに

紙のまま個人でクローズしていた名刺情報が、組織で共有化されことで、特に営業活動で大きな効果を生み出すことができます。つまり今や名刺管理ソフトは、企業にとって必須の営業ツールと言えるでしょう。上記のソフトはいずれも高い機能性を持っていますが、それぞれ違った特徴があります。無料体験版を提供しているものがほとんどなので、一度試してみるのも良いでしょう。

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名刺の読み取り性能が業務効率を左右する

今や名刺はスマホやスキャナで読み取って、データ化して管理・活用することが気軽に簡単にできるようになりました。

名刺の文字情報をデータ化するには、OCRソフトを利用したアプリがよく見かけられます。また名刺をアップロードすると、オペレーターによる手入力してくれるというアプリもあります。

OCRにより文字情報をデータ化する場合は、OCRソフトの読み取り精度により、業務効率が左右されます。読み取り間違いが多いほど、「修正」という余計な手間が生じたり、名前やメアドが間違えているため業務が滞りがちになるもの。名刺情報を読み取ってデータにする名刺管理ソフトの場合、OCRエンジンの性能が重要ということになります。

今回紹介するソースネクスト株式会社の「本格読取おまかせ名刺管理3」はPC用名刺管理ソフトです。パナソニックのOCRソフトを搭載した、高い読み取り精度が大きな特徴となっています。その機能と特徴について「本格読取おまかせ名刺管理2」との違いにも触れながら説明していきます。

パナソニックのOCRソフト

パナソニックのOCR機能は低品質文字に強いのが大きな特徴。取り消し線や下線のついた文字、文頭の一字のみが大きいドロップキャップ文字や手書き文字なども正確に読み取ることができる、非常に精度の高い文字認識ソフトです。そのため、さまざまな字体を使用する名刺の情報も、正確に読み取ることができます。

この高精度なOCRソフトにより、データ変換後の修正作業を減らすことが可能に。業務効率も高まり、ストレスが少なくなるでしょう。

エクセル感覚で作業ができる

ビジネス住所録を簡単に作成できるのも、「本格読取おまかせ名刺管理3」の特徴の一つ。エクセルに近い表示と操作性で、作業をスムーズにしてくれます。ソフトを新しく導入した時につきまとう、オペレーションの習熟に時間を取られずにすみそうです。

EVERNOTEへのデータアップロード

さらに「本格読取おまかせ名刺管理3」には、データ化した結果をそのままEVERNOTEにアップロードする機能が追加されています。これでEVERNOTEを通じて、外出先からも必要な名刺を閲覧できるようになります。

例えば「予定外のお客様のところに急行しなければならない事態が発生した」「すぐに来てほしいとの連絡がお客様からあった」などの緊急時にも、迅速な対応が可能になります。結果として顧客満足の向上につながるかもしれません。

ScanSnapへの対応

「本格読取おまかせ名刺管理2」では、ScanSnapから読み取る場合、読取画像のファイル形式をJPEGに変更する必要がありましたが、今バージョンではScanSnap（富士通の名刺専用スキャナ）からのデータ取り込みにも対応済み。余計な手間をかけずに、データを取り込めるようになりました。もちろん複合機やTWAIN対応規格のスキャナでも使用可能です。

地図検索ソフトとの連携

地図検索ソフト「ゼンリンデータコム デジタル全国地図」との連携により、検索画面から「地図検索」をクリックすると、住所録に登録された地図を表示できます。

「ゼンリンデータコム　デジタル全国地図」の別途購入が必要ですが、訪問準備にかかる時間を節約してくれそうです。

おわりに

「本格読取おまかせ名刺管理3」（ダウンロード版）は標準価格で1,980円（税抜・平成27年11月現在）です。エクセルの操作ができれば操作しやすいので、スモールオフィスや自営業などで、大量の名刺を一元管理したい時に気軽に使えそうなソフトです。検討しみてはいかがでしょうか。

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名刺管理ソフト「名刺万能3」はプラネックスカーズ株式会社の提供するインストール型の名刺管理ソフトである。主な特徴は、世界21ヶ国22言語に対応する高度な文字認識(OCR)機能を搭載している点だろう。他にも、QRコード作成などユニークな機能もがあるのも特徴だ。また、インストール型のソフトウェアには珍しく、同ブランドのMac向けバージョン「名刺万能 for Macintosh」がある。

名刺管理ソフトといえば、買い切りのためランニングコストがかからない一方で、インストール作業やスキャナの設定といった手間がかかる事が多いと思われていることが多いかもしれない。しかし、今回紹介する『名刺万能3』はインストールの手間が全くかからず、同梱の専用スキャナを利用するためスキャナの設定も簡単にできるすぐれものだ。

さっそくソフトウェアの紹介に入る。

ソフトウェア『名刺万能3』とは

『名刺万能3』はプラネックスフォースシステムズ株式会社が2010年11月にリリースした名刺管理ソフトウェアであり、現在もどうシリーズの最新版だ。ソフトウェアとスキャナがセットになっており、カラースキャナ版とモノクロスキャナ版があり、カラー版はモノクロ版より価格が高くなっている。対応OSは、 Windows 7（32/64bit） / Vista(32/64bit） / XP / 2000であるが、名刺万能シリーズには、Macintosh専用のソフトウェアも販売されている。

簡単セットアップですぐに設定が完了

さっそくPCで名刺万能を利用してみる。

CD-ROMを起動してSet-up.exeを実行する。基本的に指示に従って進めていけば特に手間もなくインストールが完了する。名刺万能のプログラムを利用する前に、一度コンピュータを再起動する必要がある。

これだけで基本設定は終了。5分もかからずソフトウェアを利用する準備ができる。
コンピュータを再起動して名刺万能3を起動してみる。UIは非常にシンプル。直感的に何をどういじればいいのかわかる。

上部のメニューから、名刺の保存、編集、スキャン、印刷、Outlook連携などがワンクリックで実行できることがわかる。また、名刺レコードをあいうえお順・アルファベット順で選択したり、カテゴリーも一覧でみることができる。

気になる文字認識は

さて、いよいよ名刺を読み取る。専用スキャナを同梱されているUSBケーブルでつなげるだけで準備は完了。画面のスキャンボタンかスタートボタンをおすと『スキャンウィザード』が立ち上がる。名刺をスキャナにセットしてスキャンを開始。

スキャンウィザードでは、読み取る名刺の言語・片面読み取りか両面読み取りかを選択したり、誤ってスキャンしたときは再スキャンボタンをおしてすぐに改めて名刺読み取りを円滑にすすめることができる。

また、一括スキャンを選択すれば。複数の名刺を一気に読み取ることができる。複数の名刺を一気に読み取ることができる。また、読み取った複数の名刺を一括で編集できるため、効率的なデータ登録ができるといえるだろう。

気になる文字認識だが、読み取り精度はかなり高かった。専用スキャナに高度な文字人s気）(OCR)機能を搭載しており、12ヶ国語に対応ということもあり、日本語もアルファベットも問題なく読み取りができそうだ。

今回の名刺スキャンでも、氏名や住所に複雑な漢字が含まれている場合を除いて、正確に読み取れていた。例えば、電話番号の数列やメールのアルファベットはしっかりと認識されており、ほとんど手直しの必要はなかった。

名刺の活用方法も多様

スキャンした名刺は自分の好みでみやすく管理できる。
名刺の閲覧はリスト表示や画像表示など、自分の読みやすいようにセッティングできる。

管理だけでなく、名刺を活用する視点でも機能が充実している。
カテゴリーを自由に追加し、名刺の分類が可能なため、連絡先リストとしては使い勝手がいい。名刺を選べばワンクリック地図検索、ウェブサイト表示、重複名刺を洗い出すことができる。

名刺のリストは、エクスポートすることもできる。CSVファイル、画像(Jpg)、Excel、Acess、
テキストファイルなどの自由に選べる一方で、Outlookなどのメーラーにもエクスポートすることができる。

個人の便利な名刺帳としては十分高機能で、気軽に使えるソフトウェアだろう。

▼名刺管理ソフト・アプリ比較表

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名刺管理ソフト「スマート名刺管理」は、株式会社ジャストシステムの提供するインストール型の名刺管理ソフトである。ジャストシステム社は、以前は「速攻！名刺管理」シリーズを提供していたが、同シリーズは販売を終了しており、現在は「スマート名刺管理」のみを扱っている。主な特徴は、専用のスマートフォンアプリがあることで、同期した名刺データをパソコンからもスマホからも閲覧することができることだ。また、スマート名刺管理 for iPhone」と株式会社デンソーの提供する「NaviCon」とを連携することで、名刺に記載されている住所を「NaviCon」経由で対応カーナビの目的地に設定できるなど、ユニークな機能もある。

一昔前の名刺管理ソフトといえば、取り込んだ名刺は会社のPCでしか閲覧することができなかったし、スキャナは複合機や専用のスキャナを利用しなくてはならなかった。しかし、今回紹介する『スマート名刺管理』は会社PCで利用するだけでなく、スマートフォンアプリと連動することができる。また、付属の専用スキャナはコンパクトで机の上でもじゃまにならない。そんな最新の『スマート名刺管理』を紹介する。

ソフトウェア『スマート名刺管理』とは

『スマート名刺管理』は、株式会社ジャストシステムが2012年3月に発売した名刺管理ソフトウェアである。目立つ特徴としては、無料のスマートフォンアプリも利用することで、『パソコン・スマホ、どこからでも使える』ということがあげられる。パソコンで取り込んだ名刺でも、スマホから取り込んだ名刺でも、Google コンタクトを利用して、連絡先データを同期することができるという点が他の名刺管理ソフトウェアにはない新しさだ。

http://www.justsystems.com/jp/products/smartmeishi/
ちなみに、「速攻！名刺管理」シリーズ、「名刺万能」シリーズ「やさしく名刺ファイリング」シリーズをお持ちの方は、通常より安く『スマート名刺管理』を購入することができる。

それでは、具体的に、『スマート名刺管理』を起動し、利用してみたい。

簡単セットアップ

まずは、スマート名刺管理をインストールするところからはじめる。

CD-ROMを起動してSet-up.exeを実行。基本的に指示に従って進めていけば特に手間もなくインストールが完了する。一度コンピュータを再起動してスマート名刺管理が利用できるようになる。5分もかからない。

ソフトウェアを起動してUIを確認する。

UIは至ってシンプルであり、何がどこにあるのかわかりやすい。上部のメニューから、名刺の保存、印刷、スキャン、Googleコンタクトとの連携、メール連携などがワンクリックで実行できる。右側に名刺を分類したカテゴリごとの見出しを確認できるのもポイントの一つだ。

気になる専用スキャナの文字認識精度は

さて、いよいよ名刺を読み取る。専用スキャナをPCに接続して名刺をスキャンする。

スマート名刺管理に同梱されている高速カラースキャナは非常にコンパクトで机のスペースを取らない。それでいて名刺は一枚一枚しっかりと読み取る上、連続スキャンも可能な優れものだ。

気になる読み取り精度はどうだろうか。架空の人物のダミー名刺を使用して、実際に名刺を幾つか読み取ってみる。

スキャンウィザードを開き、名刺をスキャンしてみる。読み取る名刺の言語、片面スキャンか両面スキャンかを選択し、スキャンボタンを押す。これだけでスキャン自体は完了だ。スキャンが完了したら、すぐに名刺情報を修正する画面に映る。万が一読み取りが失敗してもすぐに修正することが可能である。スキャンから修正までの一連の流れが名刺の正確な管理を後押しする。

気になる読み取り精度だが、一部の難しい漢字や名刺の端に書かれた文字を除いて、概ね問題なく認識されていた。精度の高いOCRといえよう。読み取り精度が高ければ高いほど、スキャンの後に手直しする手間がなくなり、手間なく名刺の管理ができているといえる。

最大の特徴、スマホアプリと同期機能を利用してみる。

さて、最後にスマート名刺管理の特徴である、Googleコンタクトを利用したPCとスマートフォンアプリの名刺データを同期にトライしてみる。
まずは、PCのスマート名刺管理から『Googleコンタクト』ボタンをクリックする。すると、すぐにGmailのIDとPassの入力が求められる。自分のアカウントのIDとPassを入力したら、ソフトウェアに保存してある名刺データをGoogleコンタクトに転送される。

作業はこれだけ。自身のGoogleコンタクトを開くと既に名刺データが登録されていた。若干のタイムラグはあるが、特にユーザーが作業することなく、簡単に名刺をGoogleコンタクト上にアップすることが可能だ。

次はスマホアプリのスマート名刺管理を利用してみる。今回はAndroid版のアプリを利用してみた。Google Playから無料でダウンロード。設定画面方PC用ソフトウェアのシリアルナンバーを記入する。

スマホでは名刺を一枚も取り込んでいない状態で、『写真を確認する』のボタンを押す。すると、そこには、確かにGoogleコンタクトで登録していた名刺データを見つけることができました。同期は成功してた。これでスマホからでもスマート名刺管理に登録した名刺情報を検索することができる。外出先での連絡先確認などに重宝しそうだ。

まとめ

以上、簡単だがスマート名刺管理を利用してみた。
精度の高い読み取り機能、名刺データのカテゴリー分類など、名刺管理ソフトウェアとしての必要最低限な機能を当然持ちつつも、やはり専用スキャナとスマートフォンアプリとの連携がとても付加価値の大きいソフトウェアであると改めて感じた。

スマートフォンアプリとPCにインストールしたソフトウェアの同期に関しては、クラウド型の名刺管理アプリやソフトウェアを利用することも可能だ。しかし、クラウド型のアプリやソフトは現状数が少なく、PCでもスマホでも両方とも同期した名刺データを管理したいというユーザーニーズを叶えるツールはまだまだ少ないはずだ。スマート名刺管理のようにGoogleコンタクトを利用した方法はそのひとつの解だろう。

▼名刺管理ソフト・アプリ比較表

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株式会社ハンモックが開発・販売している名刺管理サービス「HotProfile」現在では、大手企業から中小企業まで、約950社の企業への導入実績があります。

本記事にて、「HotProfile」の特徴について紹介いたします。

「HotProfile」特徴的な3つのポイント　

1.オールインワンでの成果アップ

「HotProfile」は名刺管理機能だけでなく、「SFA」、「マーケティング」の3つをまとめて利用できるところが特徴です。売上を上げるために必要な機能がオールインワンでまとまっているため、面倒な入力作業を自動化、優良見込み客の自動発掘までが包括的に可能です。

また、サービス利用における成果アップを実現するためのサポート体制もしっかりしており、セミナーも積極的に実施しています。

2.興味の高い顧客に最短でアプローチ

「HotProfile」のアカウントセールス機能はメールの開封状況、自社 Web サイトを閲覧した企業の把握ができ、その情報が名刺と紐付くので、 人脈からキーマンにアプローチが可能です。これにより、無駄打ちが少ない営業アプローチがかけられます。

3.顧客情報を1画面に集約

「HotProfile」に顧客情報を一括することで、コミュニケーション状況が名刺と紐づき、横断的に活動を把握することが可能です。

「HotProfile」利用の留意点

前述にて、利用にあたっての料金を紹介いたしましたが、サービスのホームページより、以下、留意点として、紹介します。

1.名刺取り込み方法

名刺の取り込みは基本、OCR（光学的文字認識）処理でデータを読み込みます。オペレーター入力を選択することは可能ですが、1枚45円の費用が別途、発生します。

2.スキャン精度

1の通り、取り込みは基本、OCR（光学的文字認識）処理のため、完全ではありません。特に企業によって多種多様な名前が付けられている部署や役職の情報はOCR処理の場合は社内での修正が必要なこともあります。

利用にあたって

「HotProfile」を利用するのにどれくらいのコストがかかるのか、調べてみました。

料金形態としては、１ユーザーごとに料金がかかる仕組みです。名刺管理のみをおこなえるプランが月額3,000円、名刺管理＋営業支援のツールを使用できるプランが月額4,500円と設定されています。このベースとなるプランにオプションとして、アカウントセールスオプション（要問合せ）、見込み客発掘オプション（1社 85,000円/月額）、その他、地図連携、メール送信、Webトラッキング、APIとのシステム連携等のオプション機能を付けていくことで最終的な利用料金が決定します。

「HotProfile」導入事例

最後に、「HotProfile」を実際に導入している企業の事例を見てみましょう。

• 「電話をするときに電話番号を確認するために、従来なら大きな名刺入れを出してきて、それをめくって目で探していたのが、HotProfile なら、顧客の社名を入れれば一瞬で見つかります。それは圧倒的な効率化ですね。」（株式会社 横浜銀行）
• 「HotProfile を導入してからは、その名刺データをもとに、One to Oneメール機能を活用して新商品の案内を月に1回送付しています。早速、見積り依頼が来たり、実際に注文につながったりした事例が出始めました。」（日本セイフティ―株式会社）

まとめ

名刺管理サービスといえども、営業活動を支援する様々な機能を持っている「HotProfile」は、一つのサービスで色々なことができるので、便利です。

出展：株式会社ハンモック　『HotProfile』製品HP

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名刺管理サービス「CAMCARD BUSINESS」は、名刺管理アプリ「CAMCARD」のビジネス向けソリューション。会社単位で社員のアカウント登録をして、使用する社員が持つ名刺情報をデータベース化し、一括して人脈管理を行うことができるサービスです。

サービス提供は、もともと、個人向けアプリ「CAMCARD」を提供していたINTSIG Information Corporation（以下：INTSIG）と、インターネット用ソフトウェア製品やサービスを提供しているキングソフト株式会社との業務提携により実現したもの。2017年6月より、サービスの拡充と発展を目的に、ワウテック株式会社（キングソフト株式会社子会社）へ独占運営代理権を移管し、サービスの運営を行っています。

法人用サービス「CAMCARD BUSINESS」には、個人用でも利用できた便利なサービスに加えて、特徴的な3つのポイントがあります。

「CAMCARD BUSINESS」特徴的な2つのポイント

1.名刺のデータ化速度

OCR（文字認識）機能が搭載されており、画像になった名刺情報を最短5秒でデータ化することが可能です。
ただ、更に正確な情報が欲しい、OCRでのデータ化が不安な方のために、有料サービスとしてオペレーターによる人工補正機能も利用できます。従来の名刺管理アプリと異なり、「CAMCARD BUSINESS」では、最短5分～翌営業日以内で名刺情報のデータが完了します。

2.多種多様な外部サービスとの連携

『Salesforce』『DynamicsCRM』『Google Contact』『Outlook』『SugarCRM』『Kairos3』『Oracle Sales Cloud』といった、様々な外部機能と連携可能です。

「CAMCARD BUSINESS」利用の留意点

読み取り速度や他連携サービスが多く揃っていたり、特徴的なポイントはあるものの、留意すべき部分もあります。

人物情報のアップデート

「CAMCARD BUSINESS」では、自分が取り込んだ名刺情報の範囲で、人物情報がアップデートされ、他人所有の名刺は統合されません。

利用にあたって

「CAMCARD」に様々な機能がついた「CAMCARD BUSINESS」では、利用にあたり、どれくらいのコストがかかるのか、調べてみました。

料金体系としては、1IDごとに料金がかかる仕組みです。基本的に、毎月の「高精度校正」というオペレータによる名刺情報の補正枚数に応じて、2つのプランが用意されており、STANDARDプランは月額1,400円で1ID20枚まで、PROFESSIONALプランは1ID月額2,200円で50枚までとなっています。この2つのプランはどちらも5IDより申し込みが可能です。

「CAMCARD BUSINESS」導入事例

最後に、「CAMCARD BUSINESS」を実際に導入している企業の事例を見てみましょう。

• 従来、名刺情報の管理は、基本的に個々人に任されていました。今回のCAMCARD BUSINESSを導入したことで自社システムと連携できましたし、名刺データの入力がスマートフォンで名刺を撮影するだけになり、大幅に業務工数の軽減につながりました。（株式会社サカイ引越センター）
• どこにいてもスマホで名刺情報の閲覧ができ、そのまま架電やメール送信も可能で、メンバー間で名刺情報の共有が自動的になされるというのは、やはり便利ですよね。名刺を紛失する心配もありません。登録した名刺枚数により行動の見える化も可能になりました。（株式会社オールアバウト）

まとめ

様々な特徴をもつ「CAMCARD BUSINESS」ですが、本記事では紹介できていない製品仕様もあります。もし、本記事を読んで、興味を持った方は、製品サイトを訪問してみてください。

出展：ワウテック株式会社　「CAMCARD BUSINESS」製品HP

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法人向け名刺管理サービス「アルテマブルー」とは

「アルテマブルー」はキヤノンエスキースシステム株式会社が開発、販売している法人向けの名刺管理サービスです。

現状では、中小企業を中心に累計700社ほどの企業に導入されています。同サービスを導入している代表的な企業としては、株式会社エム・ソフト、株式会社アペルザなどが挙げられます。

「アルテマブルー」特徴的な3つのポイント

1. 簡単に使用できるサービス設計

組織内での「使いやすさ」を考えて設計されています。そのため、導入直後から簡単に利用できるのがメリットです。

2. コンサルタントの事前ヒアリング

契約前に、製品コンサルタントが要望を細やかにヒアリングし、最適な活用方法の提案を受けることが可能です。その後、2週間のサービストライアルの後、導入するかどうかの最終的な判断ができるため、契約後のサービスイメージの相違を最大限、減らすことができます。

3. 営業活動を支える充実の機能

取り込んだ情報をもとにした人脈マップの可視化や営業日報の作成、メールの一斉送信など、営業活動の効率化をサポートする充実の機能が豊富に備わっています。

利用にあたって

「アルテマブルー」では、利用にあたり、どれくらいのコストがかかるのかを調べてみました。

料金形態としては、1ユーザーごとに料金がかかる仕組みです。1IDあたり、2,500円の月額費用がかかります。その他、オプションとして、CRM/SFA連携や1IDごとにワンタイムパスワードの設定、一斉メール配信等を追加料金で申し込むことが可能です。

また、名刺データ取り込み時にデータ入力の方法によっては、料金が発生します。「フルモード」と「ゼロモード」、二種類の入力方法があり、フルモードとは、アルテマブルーの国内オペレーターが、取り込んだ名刺の情報を一つひとつ正確に文字補正するモードです。別途、1枚あたり50円という料金で利用可能です。一方、ゼロモードとは、名刺を取り込んだ本人が文字補正を行うモードです。ゼロモードであれば、取り込み費用は発生しません。

「アルテマブルー」利用の留意点

前述にて、利用にあたっての料金を紹介いたしましたが、サービスのホームページより、以下、別途で追加料金がかかることもございます。留意点として、紹介します。

メールの一斉送信

「アルテマブルー」では、「アルテマメール」と呼ばれる、メールを一斉に送信できる機能がオプションでついています。メールの配信数によって、利用料金が変わってくるため、ご留意ください。

CRM/SFA連携

「アルテマブルー」は、Microsoft Dynamics 365 (CRM)、Salesforce、kintoneのCRMやSFAと連携することが可能です。しかしながら、連携時にはそれぞれの連携サービスによって、都度コストがかかるため、連携を前提に名刺管理サービスを検討している場合は運営会社への事前に相談されることをお勧めします。

ワンタイムパスワード

Pass logic（表示された乱数表の「マス目の位置と順番」を覚えるワンタイムパスワード）による認証が可能です。ただし、1IDごとに500円のシステム利用料金が発生します。

「アルテマブルー」導入事例

最後に、「アルテマブルー」を実際に導入している企業の事例を見てみましょう。

• 各個人の管理に任されていた名刺情報を可視化して部門内はもちろん、全社的に共有することができ、営業活動をより効率的に行うことが出来るようになりました。（中略） また、名刺情報の可視化、共有により、部門内のみならず、部門間のコミュニケーションも活発になりつつあります。（スリーエムジャパン株式会社）
• 社長や役員が受領した名刺をスキャナに通すだけで、原則翌営業日までにほぼ100％の精度でデジタル化してくれる点もそうですが、その名刺データを役員間で共有でき、さらに「人脈マップ」によって相手との人脈をうまく活用できる点が最大のメリットと感じています。結果として、商談ルートの最適化を図ることができるようになりました。（宝印刷株式会社）

まとめ

様々な特徴をもつ「アルテマブルー」ですが、本記事では紹介できていない製品仕様もあります。もし、本記事を読んで、興味を持たれた方は、製品サイトを訪問してみてください。

出展：キヤノンエスキースシステム株式会社 「アルテマブルー」製品ページ

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法人向け名刺管理サービス「名刺de商売繫盛」とは　

「名刺de商売繫盛」はヤマトシステム開発株式会社が開発、販売している法人向けの名刺管理サービスです。

同サービスを導入している代表的な企業としては、株式会社阪急阪神エクスプレス、株式会社三越伊勢丹ホールディングスなどが挙げられます。

「名刺de商売繫盛」特徴的な3つのポイント

1.様々なオプション機能

スキャナやスマートフォンからの名刺取り込みや、取り込んだ名刺情報の検索など、名刺管理に基本的に必要な機能の他にも、オプション機能として、一括メール配信や営業管理システムや顧客管理システムとの外部連携、他にも、展示会・イベント等で、iPadやiPhoneを使用し、来場客へアンケートを実施することも可能です。

2.みんなで使える料金体系

「名刺de商売繫盛」はユーザーやID課金ではなく、何人で使っても定額料金でサービスを利用できるため、全社員で使用することができます。

詳しい料金体系は後ほど、紹介いたします。

3.安心のセキュリティ対策

スキャンした名刺は、宅急便などの運用システムを管理しているデータセンターで保管され、専門スタッフが24時間365日安定稼働を支えています。

利用にあたって

「名刺de商売繫盛」では、利用にあたって、どれくらいのコストがかかるのかを調べてみました。

サービス利用にあたり、社数やユニットで料金がかかる仕組みとなっています。そのため、利用人数にかかわらず、基本的には、30,000円/1社（ユニット、組織）の月額使用料のみが発生します。その他、オプションとして、名刺データ取り込み後のデータ入力にて、専用オペレーターによるデータ入力を希望する場合は、1枚あたり、40円かかります。また、メール配信時や、専用スキャナ―購入時に、別途、費用がかかりますので、必要に応じて選択しましょう。

「名刺de商売繫盛」利用の留意点

前述にて、利用にあたっての料金を紹介いたしましたが、サービスのホームページより、以下、別途で追加料金がかかることもございます。留意点として、紹介します。

1.名刺のデータ化コスト

スキャナやスマートフォン、タブレット、専用のスキャナーで名刺情報を取り込んだ後、

OCR（光学的文字認識）処理でデータを読み込みます。その後のデータ化の際に、「オペレーターモード」（専用オペレーターが名刺を入力）と「セルフモード」（自分でデータ入力）を選択できるのですが、「オペレーターモード」は、別途、費用が発生します。

2.API連携

名刺de商売繁盛に登録された名刺情報を営業管理システムや顧客管理システム、基幹システムに連携することができます。（API連携）ただ、API連携はオプション機能となっており、別途、コストがかかるため、連携を前提に名刺管理サービスを検討している場合は事前に運営会社への相談をお勧めします。

「名刺de商売繫盛」導入事例

最後に、「名刺de商売繫盛」を実際に導入している企業の事例を見てみましょう。

• 「名刺de商売繁盛」の導入により、会社の資産としての名刺情報の活用と、CRM連携における手間と時間の短縮を図ることができました。（株式会社阪急阪神エクスプレス）
• 新規事業部の立ち上げに伴い、顧客管理・名刺管理を各担当者任せではなく組織で管理ができる『名刺de商売繁盛』を導入しました。（株式会社三越伊勢丹ホールディングス）

まとめ

様々な特徴をもつ「名刺de商売繫盛」ですが、本記事では紹介できていない製品仕様もあります。もし、本記事を読んで、興味を持った方は、製品サイトを訪問してみてください。

出展：ヤマトシステム開発株式会社　「名刺de商売繫盛」製品HP

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法人向け名刺管理サービス「Phone Appli for Salesforce」とは

「Phone Appli for Salesforce」は株式会社Phone Appliより提供されている、社員全員でSalesforceを活用して社内・社外すべての連絡先を管理できるサービスです。現状では、FXC株式会社、toBeマーケティング株式会社などが製品を導入しています。

「Phone Appli for Salesforce」特徴的な2つのポイント

1.スピード感のあるマーケティング活動を実現

スマートフォンまたはスキャナから取り込み、登録された名刺情報はSalesforce上のリード・取引先/取引先責任者の項目へ任意に連携設定ができ、設定後は条件に基づいた自動連携が可能です。

2.Pardot自動メール配信機能

既に社内で「Pardot」※を使用されている方は、Salesforceにて、イベントや営業活動などのキャンペーンを作成しておくことで、 「Pardot」からのメール配信まで自動で行うことが可能です。

※Pardot・・・セールスフォース・ドットコム社が提供するマーケティングオートメーションツールの一種。将来予測やランディングページでのフォーム作成をはじめとして、顧客との関係強化に必要な、個別にカスタマイズされたメールやコンテンツの送付など、マーケティング・営業活動の多くを自動化することができるツールです。

利用にあたって

「Phone Appli for Salesforce」では、利用にあたり、どれくらいのコストがかかるのかを調べてみました。

料金形態としては、1ユーザーごとに料金がかかる仕組みです。初回の登録時にのみ、15,000円の初回登録費用が必要となりますが、月額では、1ユーザーあたり、300円で利用可能です（5ユーザーより契約可能）。その他、オプションとして、名刺入力サービスや初期設定サポートを別料金にて、申し込むことが可能です。

「Phone Appli for Salesforce」利用の留意点　

「Phone Appli for Salesforce」を利用する際、サービスのホームページより、以下、留意点として、紹介します。

対応言語

名刺の読み取り方法は標準機能としてのOCRでの読み取りとオプション機能としてのオペレーターによる入力の2種類の方法があります。ただ対応可能な言語として、OCRでは日本語・英語の他、韓国語と中国語も読み取れるものの、オペレーターによるデータ化では、日本語と英語のみの対応となります。

「Phone Appli for Salesforce」導入事例

最後に、「Phone Appli for Salesforce」を実際に導入している企業の事例を見てみましょう。

• 月に約20時間かかっていた名刺振り分け作業が0（ゼロ）時間になりました。その結果、残業時間も大幅に減り、他の業務に注力することができるようになりました。（toBeマーケティング株式会社）
• 名刺管理のサービスは他にもありますが、それらを使うとなれば別のアプリケーションを入れなければなりません。PhoneAppliなら、電話帳も名刺管理もSalesforceの中で完結できます。（Mipox株式会社）

まとめ

様々な特徴をもつ「Phone Appli for Salesforce」この記事を読んで、興味を持たれた方は、製品サイトを訪問してみてください。

出展：株式会社Phone Appli「Phone Appli for Salesforce」製品ページ

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